Hva er de beste tipsene for telefonkonferanse etikette?

En konferansesamtale kan være litt vanskeligere å gjennomføre enn et typisk møte i et konferanserom; det er ingen ansikt-til-ansikt interaksjon, ingen visuelle signaler å lese, og ingen måte å vite hvem som snakker annet enn stemmegjenkjenning. Når du deltar i en konferansesamtale, er det derfor nødvendig å utøve forsvarlig telefonkonferanse etikette, som innebærer alt fra hvor man sitter når du tar kallet til hvordan du håndterer andre deltakerne i samtalen. Vier oppmerksomhet til riktig telefonkonferanse etikette kan hjelpe den som ringer unngå pinlige feiltrinn og i stedet hjelpe kjøre en jevn, effektivt møte.

Arrangøren av samtalen bør starte møtet på tid og med introduksjoner hele veien rundt. Konferansesamtale etikette tilsier at hver person i samtalen bør anerkjennes og innført så alle deltakerne er kjent med hverandre og kan høre hverandre. Det kan være nyttig å sende en e-post eller på annen måte sirkulere en dagsorden for alle deltakerne med navnene på alle på samtalen. Møtet bør starte i tide. En konferansesamtale, med andre ord, skal kjøres like profesjonelt som en ansikt-til-ansikt møte, og arrangørene skal være like godt forberedt som de ville være i person.

Hvis man følger telefonkonferanse etikette om bakgrunnsstøy er kanskje det viktigste aspektet ved samtalen i seg selv. Man bør unngå å snakke på en mobiltelefon, som resepsjonen kan gi en klarhet problem og plukke opp på distraherende bakgrunnsstøy. Hver innringer bør delta i samtalen fra et stille rom med lite eller ingen distraksjoner. Hvis du tar samtalen hjemme, bør man sørge for at han eller hun vil ikke bli avbrutt av familiemedlemmer, kjæledyr, eller andre forstyrrende interaksjoner og lyder. Slike lyder kan distrahere alle deltakerne og holde møtet fra framdrift. Unngå å skape unødvendig støy i tillegg, slik som å trykke en blyant, tygge på mat, eller bevege seg rundt i høyt stoler.

Siden ingen på telefonkonferansen vil se hverandre, tilsier telefonkonferanse etikette som hver høyttaler identifisere seg før du snakker. Dette unngår forvirring blant gruppen av innringere og lar hver deltaker å ta nøyaktige notater om hva som ble sagt og av hvem. En tilfeldig røst tale uten identifikasjon kan være foruroligende og forvirrende for andre høyttalere, og identifisere seg på en telefonkonferanse er beslektet å gjøre øyekontakt under et ansikt til ansikt møte.

  • Mange foretrekker å bruke en fasttelefon for konferansesamtaler.
  • Spotty mobiltelefon mottak kan være en distraksjon under en konferansesamtale.
  • Fagfolk kan være involvert i en konferansesamtale mens du reiser for business.